Geschäftsethik

Das Compliance-Management der Swiss Prime Site umfasst die systematische Erfassung, Kenntnis und Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie von unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Grundsätzen. Dabei setzt Swiss Prime Site auf ein strukturiertes Weisungswesen und Prozessmanagement. In einem dedizierten IT-Tool werden alle dazugehörenden Dokumente und Informationen erfasst und stehen allen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Alle enthaltenen Informationen werden durch die entsprechenden Verantwortlichen regelmässig aktualisiert.

Die Beurteilung der Compliance-Risiken ist integraler Bestanteil des Risikomanagements von Swiss Prime Site und erfolgt mindestens auf jährlicher Basis im Rahmen der Überprüfung und Aktualisierung des Risikoprofils und des Risikoinventars von Swiss Prime Site. Die Risikobeurteilung stellt die Grundlage zur Definition und Umsetzung von Massnahmen zur Risikominderung dar.

Zur Prüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie von unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Grundsätzen finden regelmässig durch die Interne Revision Compliance-Prüfungen statt. 2023 erfolgte eine Prüfung der «Spesen vom Verwaltungsrat und der Gruppenleitung». Die Prüfung bestätigte Übereinstimmung der Spesen der obersten Unternehmensleitung mit dem Spesenreglement der Swiss Prime Site ohne negative Befunde. Der Scope der Compliance-Prüfung wird jährlich im Rahmen der Jahresplanung der internen Revision festgelegt und vom Verwaltungsrat genehmigt.

Regelmässige interne Schulungen zum Thema Geschäftsethik und Compliance stellen ein zentrales Instrument dar zur Sicherstellung, dass die grundlegenden Werte der Swiss Prime Site allen Mitarbeitenden bekannt sind und gelebt werden.  Solche Schulungen werden durch die Abteilung Legal & Compliance initialisiert und koordiniert und je nach Thema durchgeführt. Ein besonderes Augenmerk legt Swiss Prime Site branchenbedingt auf die Vermeidung von Korruption und wettbewerbswidrigem Verhalten. Zudem legt Swiss Prime Site grossen Wert auf einen vorbildlichen Umgang mit Sicherheitsthemen in allen Bereichen des Geschäftsmodells – rund um die Immobilien, für die Mitarbeitenden sowie die Kundinnen und Kunden. Dazu zählt Swiss Prime Site auch die IT-Sicherheit. Im laufenden Jahr wurden in den Schulungen zwei wichtige Themen adressiert: IT-Phishing und Interessenkonflikte bei Transaktionen mit Nahestehenden.

Im laufenden Jahr sind keine Fälle von Nichteinhaltung von Gesetzen und/oder Vorschriften bei Swiss Prime Site bekannt. Entsprechend sind keine Bussen bzw. Sanktionen verzeichnet worden.

Swiss Prime Site legt grössten Wert auf eine gelebte Unternehmenskultur und integre Mitarbeitende. Unsere Mitarbeitenden haben die Aufgabe und die Verpflichtung, die gewünschten Verhaltensweisen vorzuleben. Unser Verhaltenskodex legt entsprechend klare Grundsätze fest und dient als Orientierung im täglichen Arbeitsumfeld.

Verhaltenskodex Swiss Prime Site AG

Die Swiss Prime Site-Gruppe bekennt sich zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Lieferanten und verfolgt das Ziel einer verantwortungsbewussten und kundenorientierten Beschaffungspolitik. Gemeinsam mit partnerschaftlich verbundenen Unternehmen, unseren Lieferanten und deren Lieferanten streben wir eine finanzielle, ökologische und soziale Verantwortung an, um unseren Mietern Räumlichkeiten und unseren Kunden Dienstleistungen anbieten zu können, die in jeder Phase verantwortungsbewusst produziert werden. Dieser Kodex basiert auf den Prinzipien des United Nations Global Compact für Wirtschaft und Menschenrechte und auf der Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit (International Labour Organization, ILO).

Verhaltenskodex für Lieferanten

Swiss Prime Site setzt sich bei ihren Drittparteien für die gesellschaftlichen und ökologischen Prinzipien des United Nations Global Compact, der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP)) und der Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit (International Labour Organization, ILO) ein und nutzt ihren Einfluss, wo immer dies möglich ist, um deren Übernahme zu fördern. Zu diesem Zweck hat Swiss Prime Site ein Risikomanagement für Drittparteien entwickelt, das die Bewertung und das Management von Risiken im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit Drittparteien unterstützt. Indem wir das Risiko identifizieren, verstehen und effektiv managen, schützen wir das Unternehmen, die Aktionäre und unsere Partner vor negativen Auswirkungen wie regulatorischen, finanziellen oder reputationsbezogenen Schäden.

Drittpartei-Risikomanagement (DPRM)

Swiss Prime Site bekennt sich zum Datenschutz. In unserer gewissenhaften Verantwortung der Bearbeitung von Personendaten haben wir zusätzlich eine Datenschutzberaterin ernennt. Sie berät uns in Datenschutzbelangen und nimmt die Rolle als Anlaufstelle für die betroffenen Personen und für die Behörden wahr.

Portrait Katia Favre

Datenschutzinformationen

Jede Person (Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunde, Lieferant, Dritte usw,) kann Verstösse gegen die externen und internen Vorschriften (z.B. Korruption, Betrug, Mobbing usw.) anonym über die externe und unabhängige Integrity Plattform melden. Die Integrity Plattform wird von der externen und unabhängigen Firma EQS Group (www.eqs.com) betrieben. Alle Meldungen laufen über die sicheren Server von EQS Integrity Line und nicht über die Server von Swiss Prime Site. Alle Daten sind verschlüsselt. Bei der Nutzung der Integrity Plattform werden zudem weder IP-Adressen, Uhrzeit noch Metadaten protokolliert oder gespeichert. Daher sind keine Informationen vorhanden, die der Computer der Person mit der Integrity Plattform in Verbindung bringen können. Dadurch wird die Anonymität der Person gewährleistet, ausser wenn diese proaktiv ihren Namen angeben möchte.

Über die gemeldeten Vorfälle werden die Abteilungen Human Resources und Legal & Compliance der Swiss Prime Site via Integrity Plattform benachrichtigt. Diese analysieren und beurteilen die gemeldeten Vorfälle innerhalb der Organisation. Relevante Vorfälle, welche eine Handlung seitens Swiss Prime Site erfordern, werden anonymisiert zuhanden von CEO und Verwaltungsrat rapportiert. In diesem engen Personenrahmen wird das weitere Vorgehen definiert.

Im Jahr 2022 sind keine Meldungen betreffend Swiss Prime Site zu verzeichnen. 10 Meldungen sind via Wincasa eingegangen. Diese betreffen nicht direkt die Swiss Prime Site Gruppe sondern das Verhalten / Gegebenheiten bei externen Lieferanten und Dienstleistern sowie Kunden von Wincasa. Diese Meldungen wurden zur weiteren Abklärung den zuständigen Stellen der Wincasa weitergeleitet. Im laufenden Jahr sind bisher keine Meldungen betreffend Swiss Prime Site eingegangen.

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Bestechung und Korruption stellen aufgrund des stabilen politischen und regulatorischen Umfelds in der Schweiz kein vorrangiges Risiko dar. Dennoch ist nicht auszuschliessen, dass etwa bei grossen Immobilientransaktionen oder bei grossen Einkaufsvolumen operative Bereiche von Swiss Prime Site mit dem Thema in Berührung kommen.

Swiss Prime Site verurteilt jede Art von Bestechung und Korruption, fördert eine Kultur der Betrugsbekämpfung und verfolgt diesbezüglich den Ansatz der Nulltoleranz. Die übergeordnete Verantwortung / Aufsicht liegt beim Verwaltungsrat. Die Sicherstellung der Umsetzung geeigneter Massnahmen liegt bei der Gruppenleitung. Identifizierte oder gemeldete (z.B. über die Integrity Plattform) Vorfälle werden vom General Counsel analysiert und beurteilt und zusammen mit dem Veraltungsrat und der Gruppenleitung das weitere Vorgehen festgelegt. Nachgewiesene Vorfälle von unethischem Verhalten enden für die betroffenen Personen mit fallspezifischen Disziplinarmaßnahmen. Bei Verstössen gegen das Gesetz werden zusätzlich rechtliche Schritte (zivil- oder strafrechtliche) eingeleitet.

Swiss Prime Site setzt zur Vermeidung von Vorfällen hauptsächlich auf präventive Massnahmen.

• Alle Mitarbeitenden unterzeichnen zusammen mit dem Arbeitsvertrag den Verhaltenskodex, der den Umgang mit Bestechung und Korruption regelt. 
• Zweimal jährlich findet der «Welcome Day» für neue Mitarbeitende statt. Bei diesem Anlass thematisiert der General Counsel die Themen Korruption und Bestechung sowie den Umgang mit Interessenkonflikten. 
• Für den Umgang mit Gefälligkeiten und Geschenken hat Swiss Prime Site strikte Regeln erlassen. Den Mitarbeitenden ist es untersagt, im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit von Dritten Geschenke oder andere Vorteile, welche über geringfügige, allgemein übliche Geschenke oder Vorteile hinausgehen, für sich oder andere anzunehmen oder sich versprechen zu lassen.
• Bei allen Rechtsgeschäften gilt das Vieraugenprinzip. Die Finanzkompetenzen und dadurch auch die Vertragsabschlusskompetenzen sind in der Kompetenzordnung und im Dokument Geschäftskompetenzen der Swiss Prime Site festgehalten.
• Ab 2023 wird von allen Mitarbeitenden die Einhaltung der Verhaltensregeln bestätigt.

In Zweifelsfällen klären die Mitarbeitenden mit den Vorgesetzten und mit der für Compliance zuständigen Stelle die Zulässigkeit der Annahme von Vorteilen (Geschenke, Einladungen usw.). Dasselbe gilt sinngemäss bei der Gewährung von Geschenken oder anderen Vorteilen beziehungsweise bei Einladungen durch Mitarbeitende. Zur Meldung von Vorfällen steht den Mitarbeitenden ebenso die Integrity Plattform zur Verfügung. 

Seit Bestehen von Swiss Prime Site wurden keine Fälle von aktiver oder passiver Korruption und Bestechung gemeldet oder sind bekannt worden.

Wir engagieren uns in verschiedenen Bereichen der Gesellschaft und unterstützen spezifische regionale und nationale Zielgruppen mit jährlich ca. 1.0 Mio. CHF. Unser Sponsoring-Konzept basiert auf dem «Core and Satellite»-Ansatz. Bei «Core» stehen Projekte, Events und Personen aus den Bereichen Innovation, Forschung und Lehre passend zum Kerngeschäft im Fokus. Das Engagement im Bereich «Satellite» dient der Förderung verschiedener Vorhaben in den Kategorien Jugend, Sport und Kultur. Zudem unterstützen wir Veranstaltungen und Organisationen, die den Immobilienmarkt und den Wirtschaftsstandort Schweiz fördern, und engagieren wir uns im karitativen Bereich.

Unsere Engagements

Als Unternehmen sind wir politisch nicht aktiv und unterstützten keine politische Partei, weder mit Spenden noch mit anderen Beiträgen. Die Teilnahme von Mitarbeitenden an politischen Aktivitäten im Namen von Swiss Prime Site ist nicht erlaubt. Mitarbeitende dürfen aber als Privatpersonen im eigenen Namen politisch aktiv sein. Solche Aktivitäten gelten als Nebenbeschäftigung und erfordern die Bewilligung von Swiss Prime Site. Die Vertretung der Interessen von Swiss Prime Site in Wirtschaft und Politik wird indirekt durch die Mitgliedschaft beim Verband Immobilien Schweiz (VIS) gefördert. Es werden keine anderen politischen Interessengemeinschaften unterstützt.