Corporate Governance
Swiss Prime Site bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, wertorientierten Führung und Kontrolle des Unternehmens. Darunter versteht Swiss Prime Site, dass zentrale Themen zur Sicherstellung einer tadellosen Geschäftsführung schriftlich geregelt und im Rahmen der Berichterstattung öffentlich einsehbar sind – ganz im Sinne einer transparenten Governance. Die Überwachung und die Handhabung von Verstössen sind eine zentrale Aufgabe des Verwaltungsrats und der Gruppenleitung. Diese Verantwortung konkretisiert sich in der Vorbildfunktion, in dem Bekenntnis zur Vision und Werte von Swiss Prime Site, in dem Erlass von Vorschriften und Regelungen sowie in der Überwachung der Umsetzung von organisatorischen und prozessualen Massnahmen. Die Umsetzung und Steuerung der relevanten Massnahmen (Compliance-Management) liegt im Kompetenzbereich des General Counsel, welcher auch die Funktion Head Legal & Compliance innehat.
Das Compliance-Management der Swiss Prime Site umfasst die systematische Erfassung, Kenntnis und Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie von unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Grundsätzen. Dabei setzt Swiss Prime Site auf ein strukturiertes Weisungswesen und Prozessmanagement. In einem dedizierten IT-Tool werden alle dazugehörenden Dokumente und Informationen erfasst und stehen allen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Alle enthaltenen Informationen werden durch die entsprechenden Verantwortlichen regelmässig aktualisiert.
Die Beurteilung der Compliance-Risiken ist integraler Bestanteil des Risikomanagements von Swiss Prime Site und erfolgt mindestens auf jährlicher Basis im Rahmen der Überprüfung und Aktualisierung des Risikoprofils und des Risikoinventars von Swiss Prime Site. Die Risikobeurteilung stellt die Grundlage zur Definition und Umsetzung von Massnahmen zur Risikominderung dar.
Zur Prüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie von unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Grundsätzen finden regelmässig durch die Interne Revision Compliance-Prüfungen statt. 2023 erfolgte eine Prüfung der «Spesen vom Verwaltungsrat und der Gruppenleitung». Die Prüfung bestätigte Übereinstimmung der Spesen der obersten Unternehmensleitung mit dem Spesenreglement der Swiss Prime Site ohne negative Befunde. Der Scope der Compliance-Prüfung wird jährlich im Rahmen der Jahresplanung der internen Revision festgelegt und vom Verwaltungsrat genehmigt.
Regelmässige interne Schulungen zum Thema Geschäftsethik und Compliance stellen ein zentrales Instrument dar zur Sicherstellung, dass die grundlegenden Werte der Swiss Prime Site allen Mitarbeitenden bekannt sind und gelebt werden. Solche Schulungen werden durch die Abteilung Legal & Compliance initialisiert und koordiniert und je nach Thema durchgeführt. Ein besonderes Augenmerk legt Swiss Prime Site branchenbedingt auf die Vermeidung von Korruption und wettbewerbswidrigem Verhalten. Zudem legt Swiss Prime Site grossen Wert auf einen vorbildlichen Umgang mit Sicherheitsthemen in allen Bereichen des Geschäftsmodells – rund um die Immobilien, für die Mitarbeitenden sowie die Kundinnen und Kunden. Dazu zählt Swiss Prime Site auch die IT-Sicherheit. Im laufenden Jahr wurden in den Schulungen zwei wichtige Themen adressiert: IT-Phishing und Interessenkonflikte bei Transaktionen mit Nahestehenden.
Im laufenden Jahr sind keine Fälle von Nichteinhaltung von Gesetzen und/oder Vorschriften bei Swiss Prime Site bekannt. Entsprechend sind keine Bussen bzw. Sanktionen verzeichnet worden.
Bestechung und Korruption
Bestechung und Korruption stellen aufgrund des stabilen politischen und regulatorischen Umfelds in der Schweiz kein vorrangiges Risiko dar. Dennoch ist nicht auszuschliessen, dass etwa bei grossen Immobilientransaktionen oder bei grossen Einkaufsvolumen operative Bereiche von Swiss Prime Site mit dem Thema in Berührung kommen.
Swiss Prime Site verurteilt jede Art von Bestechung und Korruption, fördert eine Kultur der Betrugsbekämpfung und verfolgt diesbezüglich den Ansatz der Nulltoleranz. Die übergeordnete Verantwortung / Aufsicht liegt beim Verwaltungsrat. Die Sicherstellung der Umsetzung geeigneter Massnahmen liegt bei der Gruppenleitung. Identifizierte oder gemeldete (z.B. über die Integrity Plattform) Vorfälle werden vom General Counsel analysiert und beurteilt und zusammen mit dem Veraltungsrat und der Gruppenleitung das weitere Vorgehen festgelegt. Nachgewiesene Vorfälle von unethischem Verhalten enden für die betroffenen Personen mit fallspezifischen Disziplinarmaßnahmen. Bei Verstössen gegen das Gesetz werden zusätzlich rechtliche Schritte (zivil- oder strafrechtliche) eingeleitet.
Swiss Prime Site setzt zur Vermeidung von Vorfällen hauptsächlich auf präventive Massnahmen.
- Alle Mitarbeitenden unterzeichnen zusammen mit dem Arbeitsvertrag den Verhaltenskodex, der den Umgang mit Bestechung und Korruption regelt.
- Zweimal jährlich findet der «Welcome Day» für neue Mitarbeitende statt. Bei diesem Anlass thematisiert der General Counsel die Themen Korruption und Bestechung sowie den Umgang mit Interessenkonflikten.
- Für den Umgang mit Gefälligkeiten und Geschenken hat Swiss Prime Site strikte Regeln erlassen. Den Mitarbeitenden ist es untersagt, im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit von Dritten Geschenke oder andere Vorteile, welche über geringfügige, allgemein übliche Geschenke oder Vorteile hinausgehen, für sich oder andere anzunehmen oder sich versprechen zu lassen.
- Bei allen Rechtsgeschäften gilt das Vieraugenprinzip. Die Finanzkompetenzen und dadurch auch die Vertragsabschlusskompetenzen sind in der Kompetenzordnung und im Dokument Geschäftskompetenzen der Swiss Prime Site festgehalten.
- Ab 2023 wird von allen Mitarbeitenden die Einhaltung der Verhaltensregeln bestätigt.
In Zweifelsfällen klären die Mitarbeitenden mit den Vorgesetzten und mit der für Compliance zuständigen Stelle die Zulässigkeit der Annahme von Vorteilen (Geschenke, Einladungen usw.). Dasselbe gilt sinngemäss bei der Gewährung von Geschenken oder anderen Vorteilen beziehungsweise bei Einladungen durch Mitarbeitende. Zur Meldung von Vorfällen steht den Mitarbeitenden ebenso die Integrity Plattform zur Verfügung.
Seit Bestehen von Swiss Prime Site wurden keine Fälle von aktiver oder passiver Korruption und Bestechung gemeldet oder sind bekannt worden.
Sponsoring und Spenden
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit trägt Swiss Prime Site in vielfacher Hinsicht zur wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklung bei. Wir engagieren uns für die Ausbildung junger Menschen, unsere Mitarbeitenden und wir unterstützen im Rahmen von verschiedenen Sponsorings soziale und kulturelle Organisationen und Projekte.
Politisches Engagement
Als Unternehmen sind wir politisch nicht aktiv und unterstützten keine politische Partei, weder mit Spenden noch mit anderen Beiträgen. Die Teilnahme von Mitarbeitenden an politischen Aktivitäten im Namen von Swiss Prime Site ist nicht erlaubt. Mitarbeitende dürfen aber als Privatpersonen im eigenen Namen politisch aktiv sein. Solche Aktivitäten gelten als Nebenbeschäftigung und erfordern die Bewilligung von Swiss Prime Site. Die Vertretung der Interessen von Swiss Prime Site in Wirtschaft und Politik wird indirekt durch die Mitgliedschaft beim Verband Immobilien Schweiz (VIS) gefördert. Es werden keine anderen politischen Interessengemeinschaften unterstützt.
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