Wir treffen Emilia Nenakhova in der geräumigen Begegnungszone im 33. Stock des Prime Towers. Nach einem kurzen Kaffee setzen wir uns in eine Ecke, lassen kurz den Blick über die Stadt schweifen und reden über dieses nicht alltägliche Projekt. 

Was war speziell an diesem Umbau?
Ausserordentlich war vor allem, dass ich bei diesem Vorhaben zwei Hüte aufhatte. Einerseits war ich in der Projektleitung und andererseits die spätere Nutzerin. Um neutral und bedürfnisorientiert an das Projekt heranzugehen, habe ich in vielen Gesprächen die Inputs und Erwartungen meiner Kolleginnen und Kollegen abgeholt und diese wo möglich berücksichtigt. 

Aus welchen Phasen besteht ein solches Büroplanungsprojekt?
Das ist stets unterschiedlich. Grundsätzlich muss zuerst die Ausgangslage und Zielvorstellung analysiert werden. Danach folgt die Ausarbeitung eines Budget- und Zeitrahmens. Später vertieft man sich in die weitere Projektplanung. Diese ist geprägt von Vorgaben, Stakeholderauswahl, Workshops und der Erstellung von detaillierten Flächen- und Materialisierungsstudien, sowie die darauf abgestimmte Termin- und Umzugsplanung. In der Durchführungsphase sind die Koordination und Überwachung der Zeitplanung zentral. Schliesslich gilt es, Deadlines und vor allem das Kostenbudget einzuhalten.

Das klingt nach einem «moving target». Wie bist Du vorgegangen?
Das Wichtigste überhaupt war es, meine Kolleginnen und Kollegen abzuholen. Dazu haben wir ein Ambassadorenteam auf die Beine gestellt. Jede Abteilung des Unternehmens war vertreten. Zudem war der regelmässige Austausch mit unseren übergeordneten «Sponsoren» zentral. Dort wurden Entscheidungen zu Fragestellungen getroffen, welche das Ambassadorenteam aufbrachte. 

Wie weit hatten die Mitarbeitenden ein Mitbestimmungsrecht?
In zahlreichen Workshops haben wir die Bedürfnisse abgeholt. Teilweise haben wir auch basisdemokratisch über gewisse Sachen abgestimmt. Manchmal waren es einfache und ab und zu auch längere Abstimmungsgespräche. 

Welche Anspruchsgruppen waren involviert?
Intern waren es einzelne Vertreter aus dem Management, also unsere «Sponsoren», sowie das Ambassadorenteam, also die Vertreter der Mitarbeitenden. Von extern erhielten wir die sehr wertvolle Begleitung durch die Workspace Consultants unseres Möbellieferanten. Ihre Professionalität zusammen mit ihrer Kreativität hat uns sehr geholfen. Ihr pragmatischer Ansatz passte perfekt zu uns.

Was waren die Herausforderungen oder Hürden, denen Du begegnet bist?
Lieferzeiten und Termintreue sind die beiden wichtigsten. Damit zusammenhängend dann natürlich auch die Budgetkontrolle. Zudem spielten bauliche Themen wie Anlieferung und Brandschutz, eine zentrale Rolle.

Was hat Dir geholfen den Überblick zu wahren?
Diszipliniertes Zeitmanagement. Klingt mühsam und langweilig. Ist es auch. Aber ohne dieses, wären wir wohl heute noch dran! Daher muss man, trotz unerwarteten Herausforderungen, zwingend den Zeitplan im Auge behalten und einen Puffer für Unerwartetes einbauen, quasi «expect the unexpected». Eine gute Planung vermindert auch Stress. Zudem hat geholfen, dass sich die «Baustelle» nur ein paar Meter von meinem eigenen Arbeitsplatz befand und ich somit schnell vor Ort sein konnte. Gleichzeitig war dies auch eine Herausforderung, von der wir direkt betroffen waren, da wir bei laufendem Betrieb im 34. OG umgebaut haben.

Kann man bei einem solchen Projekt auch nachhaltige Aspekte berücksichtigen?
Natürlich! Nachhaltigkeit war eine der Voraussetzungen. Unser Ziel war es, Büroflächen im Sinne des «Healthy Building»-Ansatzes zu schaffen. So haben wir uns überlegt, wie wir die ohnehin schon gute Luftqualität weiter verbessern können. Gefunden haben wir eine spezielle Mineralfarbe, welche nicht nur an unseren Wänden gut aussieht, sondern auch luftreinigende Eigenschaften aufweist. Ein weiteres Beispiel ist die Akustik. Damit wir konzentriert arbeiten können, setzen wir verschiedene Mittel ein. Vieles davon ist übrigens Cradle to Cradle zertifiziert. Eine optimale Begrünung durch Pflanzen aller Art rundet das Ganze ab. 

Welche flexiblen Elemente bereichern die neu geschaffene Bürolandschaft?
Wir wollten eine Umgebung schaffen, in der es möglich ist, unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsformen zu verwirklichen. So kann man beispielsweise halb- oder tageweise bei Bedarf online einen regulären Büroarbeitsplatz buchen. Man kann sich aber bei Kurzaufenthalten im Prime Tower auch an einen der zahlreichen flexiblen Arbeitsorte setzen und konzentriert arbeiten. Für kleinere To Do’s zwischendurch gibt es Sofa-Ecken und Stehtische. Nach mittlerweile etwas mehr als sechs Monaten sehen wir, dass dieses Konzept bestens funktioniert.

Hier erfahren Sie mehr